Las empresas pueden enfrentar situaciones que les obligan a buscar otras formas para que el personal pueda trabajar en equipo. Durante las situaciones de emergencia, ocasiones donde el personal no pueda trasladarse o en casos de emergencia, los ejecutivos de alto nivel pueden organizar la asignación de tareas remotas, gracias a las nuevas tecnologías, para continuar con las actividades que garantizan la continuidad de los procesos productivos de la organización.
La pandemia del COVID-19 demostró que las condiciones actuales de la sociedad son muy frágiles y pueden cambiar en cualquier momento. Los conflictos regionales, las catástrofes naturales y las emergencias de carácter mundial pueden detener el ritmo normal de la producción. En estas situaciones, las empresas deben aplicar planes de contingencia para redistribuir las tareas, mantener una comunicación permanente con el personal y mantener la situación bajo control.
La gestión efectiva de equipos de trabajo es una habilidad que todo gerente, alto ejecutivo y dueño de empresa debe conocer. En tiempos de crisis, donde es importante resguardar la seguridad del personal, se pueden asignar tareas que, desarrolladas a través de herramientas informáticas, pueden servir para mantener a la empresa en funcionamiento, o al menos garantizar el desarrollo de actividades importantes mientras se solventa la emergencia.
En este caso, la gestión efectiva del equipo de trabajo pasa por repasar puntos importantes para lograr que todo el equipo pueda funcionar como un todo armónico y organizado, a pesar de las distancias y las barreras que pueden existir. Por eso, al momento de armar tu plan para la comunicación en contingencia, es importante que repases estos puntos:
1. Establecer contacto con el personal
Es importante que los gerentes puedan comunicarse con todos los miembros de su equipo. Deben contar con los números de teléfono de cada integrante de la oficina, y comunicarse para ver cómo se encuentra cada uno. Es posible que, en caso de una emergencia, alguno de ellos se encuentre herido, esté en el hospital o requiera ayuda para trasladarse. Por eso, el primer punto es establecer comunicación con cada integrante de la empresa y determinar aquellos trabajadores vitales para el funcionamiento de la empresa.
2. Crear una red de comunicaciones
Bien sea que se hagan grupos para distribuir la información, o la información se haga llegar a través de los gerentes y personal de alto nivel, es importante que se establezcan canales para transmitir mensajes al personal. Más importante, los mensajes deben ser claros, precisos y concisos para que la información llegue de forma oportuna. De igual forma, se pueden establecer horarios de trabajo para mantener la fluidez en la comunicación.
3. Hacer una lista de tareas y responsabilidades
Una vez que se han detectado las áreas vitales para el funcionamiento de la empresa, y se ha establecido contacto con el personal responsable, se deben asignar las tareas más importantes. Estas pueden ser, mantener la comunicación con los clientes y proveedores, verificar el traslado y recepción de mercancías o establecer comunicación con las autoridades locales. En todo caso, se trata de solo mantener las tareas que son fundamentales, y evitar cualquier actividad que no sean relevantes.
4. Establecer horarios para la supervisión de actividades
Es muy importante que cada miembro del equipo suministre información acerca de las tareas que está desarrollando. Se pueden hacer conferencias en video, llamadas telefónicas, o correos corporativos. Cada trabajador debe comunicar los avances de sus actividades, y es importante que la información se mantenga a disposición de los gerentes y personal de alta gerencia para tomar las decisiones correspondientes al caso.
Como puedes ver, vivir una situación de contingencia no impide el funcionamiento de la empresa. Antes bien, con un poco de planificación y organización se pueden lograr buenos resultados, como enseñamos en nuestros cursos de gestión empresarial. Al integrarte como uno de nuestros estudiantes, contarás con la formación integral que te permitirá hacer frente a cualquier contingencia, con el fin de mantener la productividad de tu empresa.
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